نقش استراتژیست‎ها در سازمان

تهیه و تنظیم: حسین علی مؤمنی

مرکز مطالعات و برنامه‎ریزی استراتژیک گروه سایپا

 

 

کشور ما سرزمین نسبتاً خشک و کم آبی است که بین شرق و غرب و در چهارراه تاریخ و جغرافیایی کره زمین واقع شده است. در طول تاریخ این مرز و بوم، زندگی مردم به طور عمده از طریق کشاورزی تأمین می‎شده و کشاورزی در هزاران روستای کوچک و پراکنده، اغلب برپایه نظام آبیاری خاص مناطق کم آب، با استفاده از چاه و قنات و با سختی و مرارت و تسلیم در برابر شرایط جوی و محیطی و آفات طبیعی صورت می‎گرفته است. در ضمن به دلیل وضع جغرافیایی ویژه، فلات ایران در مسیر تجارت و همچنین در معرض حملات و تجاوزهای رومیان، مغولان، افغان‎ها و قبایل مهاجم دیگر در سده‎های دور و امپراتورهای عثمانی، روس و بریتانیا در تاریخ معاصر و قرین ناامنی مستمر بوده است.

این عوامل درونی و بیرونی موجب تضعیف روحیه و برخورد انفعالی و تسلیم طلبانه در برابر شرایط محیطی و نیز رشد فرهنگ تقدیری و استبدادی و در نهایت سازگاری ایرانی شد. فرهنگ سازگاری، فرهنگی ضد برنامه‎ریزی است زیرا سازگاری، انطباق تسلیم طلبانه و منفعلانه در برابر شرایط محیطی است ولی برنامه‎ریزی برای کنترل و تسلط و یا هماهنگی و همکاری فعالانه با محیط صورت می‎گیرد. هر چند شرایط تاریخی و اقلیمی یادشده باعث بی‎برنامگی مستمر و نهادینه شدن فرهنگ سازگاری در کشور ما شده اما امروز با افزایش آگاهی‎های مردم و تحولات اجتماعی و دگرگونی‎های جهانی، جامعه ایران به جای تسلیم در برابر شرایط محیطی، در آستانه انتخاب سرنوشت خویش و ساختن آینده مطلوبتر است. ساختن چنین آینده‎ای نیازمند نظم و همکاری و تفاهم و برنامه‎ریزی است. اگر در اقتصاد کشاورزی گذشته برنامه‎ریزی ممکن نبود، امروز با وجود هزاران کارخانه صنعتی و تولیدی و سازمان علمی و فنی و شرکت تجاری و خدماتی، برنامه‎ریزی نه تنها مفید بلکه ضروری است. طی سه دهه اخیر شاهد پیدایش و رشد کمی هزاران سازمان علمی، صنعتی و اجتماعی بوده‎ایم و امروز نظاره‎گر گسترش بیشتر و افزایش پیچیدگی و رشد کیفی سازمان‎ها در بخش عمومی و خصوصی هستیم، نکته مهم آن که رشد و توسعه در این جهان رقابت آمیز و پیچیده، به برنامه‎ریزی مستمر و مشارکت آمیز نیاز دارد.

در این فرایند جهانی، مؤسساتی موفق بوده‎اند که توانسته‎اند حساسیت‎های لازم و بهنگام را به مقتضای موقعیت، توانایی‎ها و منابع خود نشان دهند. یکی از مقوله‎هایی که می‎تواند این حساسیت را صیقل داده و از سطح ناخودآگاه به سطح خودآگاه ارتقا دهد، مقوله برنامه‎ریزی استراتژیک است. برنامه‎ریزی استراتژیک در حکم یک میانجی هوشیار و آگاه در تأثیرگذاری و تأثیرپذیری تعاملات درون و برون محیطی است.

برنامه‎ریزی استراتژیک تمامی این تغییرات، هدف، ساختار و طرز رفتار سازمانی را در درازمدت به صورت ناکافی درآورده، برخورد فعالانه با محیط را الزامی می‎کند. به این دلیل سازمان‎ها برای ادامه حیات خود، به فرایند برنامه‎ریزی استراتژیک با رویکرد اقتضایی به شرایط روی می‎آورند زیرا دیگر رویکردهای سنتی به تدوین استراتژی، پاسخگوی سازمان‎ها نیست و لازم است رویکردی پویا به منظور تدوین استراتژی شرکت‎ها به کار گرفته شود.

از این رو یکی از مهمترین واحدهای سازمانی در دنیای متغیر و پرشتاب امروزی، واحد مطالعات و برنامه‎ریزی استراتژیک است. این واحد، نقش آینده نگری برای سازمان را برعهده دارد.

 

نقش واحدهای برنامه‎ریز استراتژیک

1- تحقیقات

* فراهم آوردن داده‎های تحقیقاتی به منظور رهبری شرکت در حوزه‎های ذیل:

o روندهای محیطی خارجی: شامل اطلاعات روندهای سیاسی، اجتماعی، اقتصادی، تکنیکی و صنعتی که ممکن است روی سازمان اثر داشته باشد.

o روندهای تجاری: شامل اطلاعاتی درخصوص استراتژی‎هایی که توسط سازمان‎های کلاس جهانی پذیرفته می‎شوند و ممکن است شامل الگوبرداری شود.

o تحقیقات بازار: شامل خدمات مشتری و تحقیق در زمینه تغییر نیازهای مشتری و انتظارات او

o تحقیقات رقبا: بسیاری از دپارتمان‎های استراتژی اطلاعات پایه رقبا را تنظیم می‎کنند.

o محیط داخلی سازمان: شامل بودجه، بازارها، توزیع‎ها، سیستم‎ها، ساختارها، تکنیک‎ها، تولیدات، مشتری مداری و ...

o به روز نگهداری راهکارهای طراحی استراتژی شامل تکنیک‎هایی همچون طراحی استراتژیک مبتنی بر تیم‎ها و کارت‎های امتیازدهی متوازن و سایر رویکردها

2- آموزش

* آموزش رهبری در هر دو حوزه طراحی استراتژی و تفکر استراتژیک.

رویکردهای مورد استفاده عبارتند از:

o دوره‎های آموزشی رسمی و کارگاه‎های آموزشی

o دعوت از صاحبنظران استراتژی دانشگاهی ماهی یکبار

o درج در پست الکترونیک: یک فکر برای هر روز

o سخنرانی در کنفرانس‎ها و کارگاه‎های آموزشی که توسط دیگر واحدهای سازمانی ترتیب داده می‎شود.

o معرفی و توزیع مقالات جالب در سازمان

o معرفی وب سایت‎های جالب به سازمان

o سازمان‎دهی کنفرانس‎ها یا جلسات بحث در واحد برنامه‎ریزی استراتژیک

o اعزام افراد کلیدی به دوره‎های آموزشی بیرونی

 

3- تسهیل گری

* اغلب شرکت‎ها طرح‎های استراتژیک خود را در کارگاه‎های سه روزه مرور می‎کنند. واحدهای آنها برنامه‎های استراتژیک خود را همراستا با برنامه‎های استراتژیک سازمان تهیه می‏کنند. آنها یا خود این جلسات را تسهیل می‎کنند یا تسهیل کنندگان خارجی را به کار می‎گیرند که وابسته به سیاست‎های شرکت نیستند. نقش این تسهیل کنندگان کمک به موارد زیر است:

o ایجاد برنامه استراتژیک شرکت

o اعلام برنامه استراتژیک سازمان به دیگر واحدهای سازمانی و برقراری ارتباط میان آنها

o ایجاد برنامه‎های استراتژیک واحدهای تجاری استراتژیک همراستا با استراتژی‎های سازمان

o برقراری ارتباط بین برنامه‎های واحدهای تجاری استراتژیک سازمان

o شناسایی و مدیریت تغییرات مورد نیاز به منظور حمایت از برنامه‎های استراتژیک جدید

o به روزآوری تکنیک‎ها و ابزارهای طراحی استراتژی و آنها را در اختیار رهبران و واحدهای سازمانی قرار دادن

 

4- یکپارچه سازی و هماهنگی سیستم‎ها

* هدایت سازمان در مسیری مشخص مبتنی بر سیستم‎های مرتبط با برنامه‎ریزی استراتژیک شامل:

o برنامه‎ریزی استراتژیک

o برنامه‎ریزی تجاری

o بودجه بندی

o مدیریت عملکرد / پاداش / جبران عملکرد

o گزارش دهی

o اندازه‎گیری

* برنامه‎ریزان استراتژیک اغلب با یک تیم پروژه شامل واحدهای مالی، توسعه سازمانی، منابع انسانی و غیره کار می‎کنند تا مطمئن شوند همه برنامه‎ها و سیستم‎ها در یک راستا هستند. (یک سیستم برای شرکت باید به گونه‎ای طراحی شود که همه سیستم‎ها را یکپارچه کند.)

* برنامه‎ریزان استراتژیک همچنین کلیه طرح‎های تجاری موجود در سازمان را به منظور جلوگیری از دوباره کاری‎ و نادیده گرفتن موضوعات مهم سازمانی در واحدهای گوناگون بررسی می‎کنند.

 

5- نظارت و کنترل استراتژی

* همکاری با متخصصان تغییر به منظور تضمین محتوای برنامه استراتژیک و نحوه توزیع برنامه استراتژیک در سازمان

* بررسی موانع موجود بر سر راه استراتژی و اهداف و کمک به رفع آنها

* اعمال تغییر در ساختار یا سیستم‎ها حسب ضرورت متفکر مدیر عامل

* مخاطب قرار گرفتن در تهیه مطالعات امکان سنجی خارج از دایره اختیار سایر واحدهای سازمانی

* مشاوره به مدیر عامل در خصوص تصمیمات استراتژیک مطمئن

* ایفای نقش مشاور سطح بالا برای مدیر عامل

* ایفای نقش مشاور داخلی برای دیگر رهبران داخلی سازمان

 

وظایف یک استراتژیک

o اختصاص زمان‎های برنامه‎ریزی شده و هماهنگ با رهبر سازمان برای مرور موضوعات استراتژیک

o درخواست از مدیر سطح بالاترتان به منظور مشارکت دادن شما در جلسات بررسی موضوعات استراتژیک و بحث و بررسی با مدیرتان پس از جلسات

o درخواست از مشاورتان که در تحلیل‎ها و تصمیم‎گیری‎ها استراتژیک، شما را نقد کند.

o استفاده از هر گونه فرصت برای حضور در جلسات مرتبط با موضوعات استراتژیک و مطالعه تفکرات حضار در جلسه

o درخواست از مدیران عملیاتی برای تجزیه و تحلیل محیط عملیاتی خویش و بحث با آنها در خصوص موارد نیازمند به تغییر

o توضیح و شفاف سازی استراتژی موفقیت شرکت، حداقل دوبار در سال برای سطوح بالاتر

o استفاده از نظرات آنها، نشان دادن روحیه مشتاقانه پذیرای بازخور به آنها، دقت در تفکراتشان و سعی در گنجاندن نظرات مفید آنها در برنامه استراتژیک

o اجتناب شدید از حل فوری مسائل و دنبال کردن حل ریشه‎ای مشکلات. تفکر در جوانب مختلف تا یک مدل ذهنی بر شما غالب نشود. مشورت با سایر مدیران در حوزه‎های دیگر و با سبک‎های متفاوت به منظور برخورداری از چشم انداز وسیع‎تری از مسئله

o انتخاب یک حوزه برای تحلیل یا تصمیم‎گیری استراتژیک که در آن بی‎تجربه‎اید و بحث با دیگر اعضای مجرب سازمان در آن حوزه

o مرور ادواری میزان تأثیرگذاری خود و گروهتان بر تحقق اهداف و استراتژی‎های سازمان. پیشنهاد اقدامات جدید از طریق کار تیمی که موقعیت سازمان در صنعت را تقویت می‎کنند.

o استفاده از رویکرد تحلیل فاصله برای خود و تیمتان به منظور شناسایی مهارت‎ها و منابع مورد نیاز تیم یا سازمانتان به منظور پیاده سازی ایده‎ها و اقدامات جدید

o تهیه فهرستی از گزینه‎های بالقوه برای هر تصمیم که به شما این امکان را می‎دهد تا با دیدگاهی وسیع نسبت به ذینفعان مسئله، بیش از یک امکان یا راه حل را در ذهن داشته باشید.

o اطمینان از جلب مشارکت کلیه اعضای تیم توسط تسهیل‎گری شما در جلسات

o تلاش برای حضور در هر جلسه تصمیم‎گیری. تفکر در مورد برنامه‎ریزی اقتضایی. تفکر درباره هر تصمیمی که به اقدامی درخصوص عکس‎العمل رقبا، احساس مشتریان داخلی و خارجی و ملاحظات یا تغییرات مورد نیاز در تأمین کنندگان منجر می‎شود. (با تفکر بر روی نتایج تبعی هر تصمیم، به گزینه بهینه نزدیک‎تر خواهید شد.)

o تنظیم قرارهایی با مشتریان کلیدی و مصاحبه با آنها در خصوص نیازمندی‎های جاری و آتی‎شان و ترجمه این یادگیری به اهداف استراتژیک و سپس در میان گذاشتن یافته‎های خود با سازمان

o بازدید از دیگر واحدهای عملیاتی و سایر واحدهای سازمانی برای نظارت بر استراتژی‎های مصوب و ایجاد استراتژی‎های خلاق

o اختصاص زمان مشخصی برای رهبرانی از سازمان که در زمینه رویکرد اجرای استراتژی بحث می‎کنند.

o مشارکت در فرموله کردن طرح‎های تجاری استراتژیک «بهار و پاییز» سازمان (طرح‎های تجاری استراتژیک برای ظهور و افول کسب و کارها)

o زمانبندی جلسات آتی برای تعیین یا بازنگری جهت‎گیری‎های استراتژیک سازمان

o موافقت با اختصاص زمان برنامه‎ریزی شده برای پرسنل یا تیمتان به منظور مطالعه کتاب یا مقالات مرتبط با استراتژی و سپس مباحثه براساس برنامه زمانبندی شده در خصوص یادگیری‎های کلیدی

o اختصاص زمانی برای بحث درباره نکات کلیدی مورد استفاده در سازمان براساس یادگیری‎های صورت پذیرفته از طریق مطالعه کتاب‎ها یا مقالات

 

راهکارهای توسعه شخصی یک استراتژیست

o توجه به یک تصمیم مرتبط به خارج از محیط کار و تلاش برای استفاده از تحلیل به جای احساسات در اتخاذ تصمیم

o مطالعه وال استریت ژورنال یا دیگر مجلات مرتبط تجاری. این که چگونه شرکت‎های دیگر استراتژی‎های موفق را انتخاب و اجرا می‎کنند.

o برقراری ارتباط یا اتصالی واضح بین استراتژی‎های مطالعه شده در کتاب‎ها و مجله‎ها با استراتژی‎های موجود سازمان. (مثلا بررسی این که آیا شیوه تملک یا ادغامی که شرکت شما اتخاذ کرده، مطابق با استراتژی‎های پیشنهادی مایکل پورتر است.)

o پرداختن به بازی شطرنج یا دیگر بازی‎های استراتژیک

o حضور و راهبری داوطلبانه کمیته برنامه‎ریزی استراتژیک شرکت

o حضور در برنامه‎های آموزشی اجرایی ادواری در دانشگاه‎ها یا مؤسسات معتبر دنیا (مواردی که مهارت‎هایی را در خصوص استراتژی، مدیریت و مفاهیم مالی آموزش می‎دهند.)

o درخواست برگزاری برنامه‎های آموزشی داخلی و همچنین منابع خارجی از واحد توسعه و آموزش

 

ویژگی‎های شخصی یک استراتژیست

o مطمئن و قابل اعتماد و قادر به انجام کار با همه سطوح سازمانی

o مجهز به گستره‎ای از دانش، ترجیحاً دارای تجربه در سه تا چهار حوزه مختلف، تحصیلکرده MBA یا تجربه مدیریت عمومی

o قادر به انجام کارهای بسیاری ساختار نیافته

o قادر به همکاری با تیم‎های داخلی و خارجی سازمان و افراد در واحدهای سازمانی متفاوت و حتی با افراد شرکت‎های دیگر در ائتلاف‎های صورت پذیرفته

o داشتن اعتماد به نفس همراه با فروتنی

o مهارت‎های تسهیل‎گری در اداره و راهبری جلسات

o تمایل و علاقه مداوم به یادگیری تکنیک‎های جدید و کسب دانش نوین

o عاشق نوآوری و راه‎های جدید برای انجام کارها

o داشتن حس دوستی و شادابی و نشاط

 

منابع

1- The role of strategist; Diane Foster and Associates

2- The role of a strategic planner; Contact Ruth Tearle at +27-21 7122154 or email ruth@changedesigns.co.za